Politika zasebnosti

1. Upravljavec in obdelovalec

Worktime je SaaS aplikacija za evidenco delovnega časa. V sistemu sta dve vlogi:

• Vaše podjetje (stranka Worktime) je upravljavec osebnih podatkov svojih zaposlenih. Sami določate, kateri podatki se vnašajo, kdo ima dostop in koliko časa se hranijo (znotraj zakonskih okvirov).
• Worktime je obdelovalec, ki obdeluje podatke izključno po navodilih upravljavca. Pogodbo o obdelavi podatkov (DPA) podpišemo skupaj ob registraciji.

2. Katere osebne podatke obdelujemo

Uporabniki (skrbniki, vodje, delavci)

• E-naslov, ime, priimek, telefon
• Geslo (zgostek — Argon2id)
• Davčna številka, EMŠO, naslov, datum rojstva (samo če delodajalec vnese; obvezno po ZEPDSV-A 13. členu)
• Vloga, datum začetka / konca zaposlitve, tedenski delovni čas
• IP naslov in user agent ob prijavi (zaradi varnosti seje)

Evidenca dela

• Časovni dogodki (prihod, odhod, odmor, odsotnosti) z natančno minuto
• Podatek o tem, ali je bil delavec v območju geofence-a (true / false; ne shranjujemo natančnih GPS koordinat)
• Razlogi za popravke ali razveljavitve (vnese skrbnik)

Podjetje

• Polno ime, davčna, matična, sedež, dejavnost (SKD)
• Stranka kontakt e-mail / telefon
• Geofence center + radij (če omogočeno)

3. Pravna podlaga obdelave

• Evidenca delovnega časa in master podatki delavca — zakonska obveznost (ZEPDSV-A 13. čl.).
• Geofence flag — soglasje delavca (GDPR čl. 6(1)(a)). Soglasje se zbira ločeno; delavec ga lahko kadarkoli prekliče.
• Prijavni podatki — pogodba (GDPR čl. 6(1)(b)).
• Audit log — zakoniti interes (GDPR čl. 6(1)(f)).

4. Sub-obdelovalci

Z vsemi spodaj navedenimi imamo sklenjeno DPA pogodbo:

• Vercel Inc. — hosting + CDN (EU, Frankfurt)
• Neon Inc. — Postgres baza (EU, Frankfurt)
• Resend Inc. — e-pošta (EU + ZDA pod SCC)
• Sentry — error tracking (EU + ZDA pod SCC)
• Stripe Inc. — plačila (EU + ZDA pod SCC)

Prenosi v ZDA potekajo pod Standard Contractual Clauses (SCC) — odobrenimi s strani Evropske komisije.

5. Hramba

• Evidenca delovnega časa (TimeEvent, Absence) — 5 let od nastanka (ZEPDSV-A 13. čl. (4)).
• Master podatki delavca — 5 let od konca zaposlitve (ZEPDSV-A).
• Audit log — 5 let (zakoniti interes).
• Prijavni podatki — do brisanja računa.

Po preteku roka podatke dejansko izbrišemo (psevdonimizacija ni dovolj).

6. Pravice posameznika (GDPR)

• Vpogled v svoje podatke — admin podjetja jih izvozi.
• Popravek napačnih podatkov — preko admina.
• Izbris — omejeno zaradi ZEPDSV-A; po koncu 5-letne hrambe je možna zahteva.
• Omejitev obdelave — admin lahko deaktivira uporabnika; podatki ostanejo, ne obdelujejo se.
• Prenos podatkov — na zahtevo izvozimo CSV.
• Ugovor — proti obdelavi za zakoniti interes (npr. audit log).
• Preklic soglasja — geofence flag se neha beležiti.

Zahteve naslovi na: podpora@example.com oz. svojega delodajalca, ki je upravljavec. Pri kršitvah varstva osebnih podatkov se obrni na Informacijskega pooblaščenca (ip-rs.si).

7. Varnost

• HTTPS / TLS 1.3 za ves promet.
• Gesla shranjena kot Argon2id zgostek.
• Seje so http-only piškotek, vezan na domeno.
• Database backups z enkripcijo at-rest (Neon).
• Rate limiting proti brute-force.
• Multi-tenant izolacija na ravni baze (orgId filter).
• Audit log za vsako občutljivo dejanje.

8. Piškotki

• better-auth.session_token — avtentikacija seje (7 dni).
• kiosk-token — identifikacija kiosk naprave (1 leto).
• worktime-theme / worktime-theme-kiosk — preferenca teme (1 leto).

Aplikacija ne uporablja trackerjev, oglasov ali analytics z osebnimi identifikatorji.

9. Spremembe

Politiko lahko posodobimo. O večjih spremembah obvestimo stranke preko e-pošte vsaj 30 dni pred začetkom veljave.